U kunt altijd overwegen een formele klacht in te dienen per e-mail of per brief. Dit helpt ons de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. Geef hierbij duidelijk aan dat het om een klacht gaat. Vermeld in uw e-mail of brief minimaal de volgende gegevens:
- Uw naam, adres en woonplaats (anonieme klachten kunnen wij niet beantwoorden);
- Dagtekening;
- Een omschrijving van de aanleiding van uw klacht en datum van voorval;
- Bij voorkeur uw telefoonnummer, zodat we, indien nodig, contact kunnen opnemen.
Onderstaande procedure geeft weer hoe een klacht binnen IJmond Werkt! wordt afgehandeld.
1. Na ontvangst van een schriftelijke klacht (incl. e-mail) ontvangt klager binnen twee weken een ontvangstbevestiging van de kwaliteitscoördinator van IJmond Werkt!
2. De kwaliteitscoördinator registreert de klacht in het daartoe bestemde registratiesysteem van IJmond Werkt! en zal de klacht tijdens de afhandeling blijven monitoren.
3. Na registratie van de klacht, draagt de kwaliteitscoördinator de klacht over aan de voor de klacht verantwoordelijke klachtbehandelaar (manager betrokken medewerker/afdeling).
4. De klachtbehandelaar stelt vast of de klacht wel of niet in behandeling wordt genomen. Wanneer een klacht niet in behandeling wordt genomen, worden klager en kwaliteitscoördinator binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld onder vermelding van de reden daarvan, waarna verdere afhandeling niet van toepassing is, de klacht wordt afgesloten in het registratiesysteem.
5. Wanneer een klacht wel in behandeling wordt genomen, zal klachtbehandelaar:
- de betrokken medewerker/afdeling over de ingediende klacht informeren.
- zo nodig contact opnemen met klager en/of met de betrokken medewerker/afdeling om
- aanvullende informatie te verkrijgen.
- de klacht onderzoeken en een beslissing nemen over de gegrondheid van de klacht en de mogelijk te nemen maatregelen.
6. De klachtbehandelaar stelt klager binnen zes weken na ontvangst van klacht schriftelijk en gemotiveerd in kennis van:
- de bevindingen van het onderzoek naar de klacht.
- het oordeel over de klacht.
- de eventueel hieraan verbonden maatregelen.
Mocht klachtbehandelaar niet in staat zijn zich aan de afhandelingstermijn van zes weken te houden, dan stelt hij klager en kwaliteitscoördinator hierover schriftelijk op de hoogte. Daarbij zal de nieuwe termijn vermeld worden waarbinnen de schriftelijke reactie zal volgen.
7. De betrokken medewerker/afdeling en de kwaliteitscoördinator worden uiterlijk binnen twee weken na het oplossen van de klacht door klachtbehandelaar op de hoogte gesteld van de uitkomst van de klachtafhandeling, waarna de klacht als afgehandeld wordt beschouwd.
In het kader van alle uit de Participatiewet voortvloeiende uitvoeringstaken op het gebied van reintegratie en om de wettelijke verplichtingen na te komen verwerkt IJmond Werkt! persoonsgegevens en vindt het belangrijk dat met persoonsgegevens zorgvuldig wordt omgegaan en dat deze vertrouwelijk worden behandeld. Met de persoonsgegevens van cliënten, werkgevers en onze medewerkers wordt met grootste mogelijke discretie omgegaan. Persoonlijke gegevens worden dan ook beveiligd en/of beschermd bewaard. Meer hierover leest u in ons Privacyverklaring IJmond Werkt (PDF)
Heeft u vragen over privacy? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via fg@ijmondwerkt.com. De Functionaris Gegevensbescherming houdt binnen IJmond Werkt! toezicht op de toepassing en naleving van de AVG, de privacywetgeving. Welke persoonsgegevens wij voor welke dienst aan u verwerken, kunt u terugvinden in ons verwerkingsregister via deze link: verwerkingsregister.
Maakt u gebruik of wilt u gebruik maken van een App van IJmond Werkt!? Dan wilt u uiteraard wel weten wat wij met uw persoonsgegevens doen. We hebben dit daarom per app voor u in een privacyverklaring gezet. Selecteer de app die u wilt gebruiken of gebruikt en lees hoe we uw persoonsgegevens verwerken.
